- AMAÇ
Bu prosedürün amacı, sınav ve belgelendirme faaliyetlerinin şeffaf, tarafsız ve etkin şekilde sürdürülebilmesini sağlamaktır.
- KAPSAM
Bu prosedür, TTK Akademi tarafından yürütülen tüm sınav ve belgelendirme hizmetlerini kapsar.
- SORUMLULAR
- Belgelendirme Karar Verici: Sınavların ve sonuçlarının değerlendirilerek karar verilmesi, belgelendirmeye ilişkin her türlü kararın verilmesi
- Değerlendirici: Sınavların değerlendirilmesine ilişkin süreçlerin takibi
- İdari ve Mali İşler Şefi: Tüm idari süreçlerin takip edilmesi, kayıtların hazırlanması, dosyalama ve arşiv işlemlerinin takip edilmesi
- Kalite Yönetim Temsilcisi: Tüm dokümanların takip edilmesi
- Personel Belgelendirme Şube Müdürü: Sınav açılmasına karar verilmesi ve sınavların ilan edilmesi, sınav ve belgelendirmeye ilişkin mali işlemlerin koordinasyonu, MYK’ya yapılan bildirimlerin gerçekleştirilmesi, değerlendirici görevlendirilmesi, sınav materyali belirlenmesi, adayların sınava kabulü, adaylarla yazışmaların imzalanması, sınavların iptaline karar verilmesi
4.İLGİLİ DOKÜMANLAR
- TS EN ISO/IEC 17024:2012 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar
- 00 Kalite El Kitabı
5.KAYITLAR
- 04 Belgelendirme Karar Verme Formu
- 13.1 Görevlendirme Formu – Değerlendirici
- 37 Sınav Giriş Belgesi Formu
- 38 Sınav Katılım Talep Formu
- 40 Sınav Programı Formu
- 43 Soru Kitapçığı Formu
- 46 Teorik Sınav Sonuçları Formu
- 48 Teslim Tutanağı Formu
- 17 Sınav Sonuç Listesi
- 18 Sınava Girecek Adaylar Listesi
- 06 Sınav Öncesi Değerlendirici Tarafsızlık Taahhütnamesi
- TANIMLAR
6.1. Genel
TS EN ISO/IEC 17024:2012 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu prosedür için de geçerlidir.
6.2 Diğer Tanımlar
-
- UYGULAMA
7.1 Ön Talep Alınması, Sınav Programının Oluşturulması ve Sınavın İlanı
Ön talep almak amacıyla web sitesinden ilanda bulunulabilir. Bulundukları bölgede sınav açılmasını isteyen kişiler talepte bulunabilirler. Ön talepler kayda alınarak elektronik olarak dosyalanır. Yapılacak değerlendirme sonucunda uygun bulunması halinde sınav açılabilir. Ön talep sahiplerine ulaşılarak sınavın açıldığı ve başvuru yapılması gerektiği belirtilir. Ön talebe bağlı olmadan sınav ilanına karar verildiğinde, sınav tarihi ve yeri, katılacak adayların duyabilecekleri makul süre içerisinde web sitesinden duyurulur. İlgili kayıtlar;
- 38 Sınav Katılım Talep Formu
Sınav programları, sınavın başladığı tarihten iki gün öncesine kadar; sınav programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri sınav öncesine kadar MYK'ya bildirilir. İlgili kayıtlar;
- 40 Sınav Programı Formu
Sınav programına ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik kayda alınır ve aynı gün içerisinde MYK'ya bildirilir. Değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise iki iş günü içerisinde MYK'ya iletilir.
Sınav programında TTK Akademi’den kaynaklanmayan mücbir sebeplerle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav iptal edilir ve bu durum tutanak altına alınır. İptal edilen sınavlar ivedilikle, her halükarda aynı gün içerisinde, MYK’ya bildirilir.
- Başvuruların Alınması, Değerlendirilmesi ve Kişilerin Sınava Kabulü
Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi Başvuru Alma ve Değerlendirme Talimatına göre yapılmaktadır. Başvuru yapmak isteyen kişiler; belirlenen evraklarla başvurularını yaparlar.
Sınava giriş şartı bulunan yeterliliklerde bu şart sorgulanır. Bu husus, ilgili ulusal yeterlilik ile belgelendirme programından kontrol edilerek belirlenir. Sınava giriş şartlarını sağlayan kişiler uygun belgeleri sağlamaları ve mali yükümlülüklerini yerine getirmeleri halinde sınava kabul edilir ve kayıt oluşturulur. İlgili kayıtlar;
- 18 Sınava Girecek Adaylar Listesi oluşturulur.
Sınava girmeye hak kazanan adaylara sınav giriş belgesi düzenlenerek elden, kargo veya elektronik ortam yardımı ile iletilir. İlgili kayılar;
- 37 Sınav Giriş Belgesi Formu
Sınava giriş şartını sağlamayan adayların belgeleri dosyalanarak arşivlenir. Ücret tarifesinde ön değerlendirme gibi sınava giriş şartıyla ilgili olarak ücret mahsubu belirlenmişse, belirlenen tutar mahsup edilerek kalan tutar kişilere iade edilir.
- Sınav Sorularının ve Değerlendiricinin Belirlenmesi
Sınav soruları, onaylı soru bankasından ilgili ulusal yeterliliğe göre seçilir ve soru sayısı ilgili yeterliliğe ve belgelendirme programına göre belirlenerek soru kitapçıkları hazırlanır. İlgili kayıtlar;
- 43 Soru Kitapçığı Formu
Sınav için değerlendirici görevlendirmesi yazılı olarak yapılır. Atanacak değerlendiricilerin; başvuru formunun tesliminden itibaren sınava girecek adaylar ile organik bağlarının bulunmadığına ilişkin önlemler tüm süreçlerde alınır. Konuya ilişkin hassas uyarılar web sitesinde yayınlanır. Genel Müdürlüğe bağlı kendi tüzel kişiliğine sahip müessese ve işletme müdürlüğü personelinin belgelendirilmesi gereken hallerde; aday ile aynı tüzel kişilik altında çalışan değerlendiriciler sınavda görevlendirilemezler.
İlgili kayıtlar;
- 13.1 Görevlendirme Formu – Değerlendirici
Değerlendiriciler, adayın sınav öncesinde eğitiminde görev almamalı ve aday ile organik bağa sahip olmamalıdır. Sınav öncesinde değerlendiricilerden gerekli beyan alınır. İlgili kayıtlar;
- 06 Sınav Öncesi Değerlendirici Tarafsızlık Taahhütnamesi
Sınav öncesinde değerlendiricinin adaylarla çıkar ilişkisi olduğu (değerlendirici veya aday beyanı ile, şikayet ile, vb.) fark edilirse, sınavı yapabilecek bir değerlendiricinin yakın alanda bulunması halinde bu değerlendirici görevlendirilerek sınavın tamamlanması sağlanır. Durum tutanak altına alınır.
Uygun bir değerlendiricinin görevlendirilmesinin mümkün bulunmadığı durumlarda çıkar çatışması bulunan aday/adaylar için sınav ertelenerek ilgili adaylara durum bildirilir. Bu aday/adaylar için yeniden sınav organize edilerek gerekli işlemler tamamlanır. Diğer adayların sınavları normal süreçte tamamlanır. Durum tutanak altına alınır.
Aday sayısının 36’nın altında olduğu teorik sınavlar için (36 dâhil) tek bir değerlendirici görevlendirilir. Tek seferde sınava alınacak aday sayısının 36’dan fazla 72’den az olduğu durumlarda (72 dâhil) değerlendiriciye ilave olarak bir değerlendirici veya gözetmen görevlendirilmektedir. Aday sayısının 72’den fazla olduğu durumlarda ise her 36 adaya bir değerlendirici veya gözetmen olacak şekilde sayı artırılır.
Değerlendirici 1 (bir) gün içerisinde en fazla 8 adayın performans sınavını değerlendirir.
- Teorik Sınav
Teorik sınav ilgili Ulusal Yeterlilikte ve belgelendirme programında belirtilen ölçme ve değerlendirme şartlarını karşılar ve ilgili ulusal yeterlilikteki öğrenme çıktılarını kapsar.
Teorik Sınavlar ilgili ulusal yeterliliğin sınav talimatında belirtilen usulde gerçekleştirilir ve MYK’nın şartlarına uygun şekilde kayıt altına alınır.
Teorik sınav kitapçıkları, Personel Belgelendirme Şube Müdürü tarafından yazdırılır. Sınav zarfının içinde olması gereken diğer dokümanlar, destek personeli veya değerlendirici tarafından hazırlanabilir.
Sınav zarfı Personel Belgelendirme Şube Müdürü tarafından yapıştırılarak kapatılır, kapanan kısım kaşelenerek imzalanır. Hazırlanan sınav zarfı destek personeline teslim edilirken ve sınavdan sonra geri alınırken teslim tutanağı imzalanır.
Sınav zarfı sınavda destek personeli tarafından yine teslim tutanağı ile değerlendiriciye teslim edilir ve sınav sonunda teslim tutanağı ile teslim alınır.
İlgili kayıtlar;
- 48.01 Teslim Tutanağı Formu – Sınav Materyali
Teorik sınavlarda sorumluluk Değerlendirici de kalmak şartıyla Gözetmen atanabilir.
Teorik sınavın değerlendirilmesi değerlendirici tarafından yapılır. Teorik Sınavda ilgili yeterlilikte belirtilen kriterleri sağlayanlar başarılı sayılırlar. Teorik sınav sonuçları kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;
- 46 Teorik Sınav Sonuçları Formu
- 17 Sınav Sonuç Listesi
- Performans Sınavı
Performans sınavı, ilgili Ulusal Yeterlilikte ve belgelendirme programında belirtilen ölçme ve değerlendirme şartlarını karşılar ve ilgili ulusal yeterlilikteki öğrenme çıktılarını kapsar.
Performans Sınavları ile ilgili Ulusal Yeterliliğin Sınav Talimatında belirtilen usulde gerçekleştirilir ve MYK’nın şartlarına uygun şekilde kayıt altına alınır.
Performans sınavı kontrol formları, Personel Belgelendirme Şube Müdürü tarafından yazdırılır. Sınav zarfının içinde olması gereken diğer dokümanlar, destek personeli veya değerlendirici tarafından hazırlanabilir.
Sınav zarfı Personel Belgelendirme Şube Müdürü tarafından yapıştırılarak kapatılır, kapanan kısım kaşelenerek imzalanır. Hazırlanan sınav zarfı destek personeline teslim edilirken ve sınavdan sonra geri alınırken teslim tutanağı imzalanır.
Sınav zarfı sınavda destek personeli tarafından yine teslim tutanağı ile değerlendiriciye teslim edilir ve sınav sonunda teslim tutanağı ile teslim alınır.
İlgili kayıtlar;
- 48.01 Teslim Tutanağı Formu – Sınav Materyali
Performans sınavının değerlendirilmesi değerlendirici tarafından yapılır. Performans sınavında ilgili yeterlilikte belirtilen kriterleri sağlayanlar başarılı sayılırlar. Performans sınav sonuçları kayıt altına alınır. İlgili kayıtlar;
- 46 Teorik Sınav Sonuçları Formu
- 17 Sınav Sonuç Listesi
- Belgelendirme Kararı
Belgelendirme kararı; tüm değerlendirme kayıtları incelenerek alınır. Adayların itiraz ve şikâyet hakları saklı kalacak şekilde en geç 10 gün içerisinde belge kararları verilerek ilan edilir. Belgelendirme kararının ardından belge almaya hak kazanan kişiler web sitesinde yayınlanır. Belgelendirme kararı sonuçları MYK’ya bildirilir. İlgili kayıtlar;
- 04 Belgelendirme Karar Verme Formu
Başarılı olan adaylar için MYK’den yetki alınmasından sonraki işlemlerde MYK Yönetim Kurulu tarafından onaylanan formatta, MYK’nın anlaşmalı olduğu matbaa tarafından MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi basılır. Belge masraf karşılığına ilişkin süreç MYK tarafından belirlenen şekilde yürütülür.
MYK yetkisi alınmadan gerçekleştirilen süreçlerde veya MYK yetkisi alındıktan sonra yetkinin askıya alınması-iptal edilmesi durumunda TTK Akademi ulusal yeterlilikler ile ilgili bir sınav açmaz, Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlemez.
MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenmiş kişilerin belge doğrulamaları MYK web sitesi üzerinden yapılır. MYK web sitesine TTK Akademi web sitesinin belge sorgulama bölümünden de ulaşılabilir.
Belgelendirme ile ilgili her türlü karar; sınav ile ilgili sonuç, kayıt ve dokümanları inceleyen Belgelendirme Karar Verici tarafından verilir.
- Gerçekleştirilen Sınavın İptali ve Sınavın Tekrarlanması
Sınavda oluşabilecek ve sınavın tekrarını gerektirebilecek (yangın, sel, deprem, baskın, saldırı, patlama, toplu olay, protesto vb) olaylar ile, toplu kopya ile, sınavın şeffaflığına ilişkin tereddüt, şüphe, duyum ve şümulüne ilişkin hallerde durum tutanak altına alınır. Gerekli değerlendirmenin ardından sınav iptal edilebilir. Adaylara konu hakkında bilgilendirme sağlanır. İptal edilen sınav, mücbir sebepler dışında, 15 iş günü içerisinde iptali gerektiren haller düzeltilerek, yeniden yapılır. Toplu kopya halinde kopya işlemine karıştığı anlaşılan adaylar tekrar sınava alınmaz. Bu durumda tekrar sınava alınan adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez.
Değerlendiricinin sınav anında veya sınavdan hemen önce rahatsızlanması, mücbir sebeplere maruz kalması, hakkında yürütülen hukuki işlem nedeniyle özgürlüğünün kısıtlanması, tarafsızlık ilkesine aykırı tutum ve davranışlarda bulunması, sınav salonunda yedek değerlendiricilerin aynı ya da farklı sebeplerle hazır bulunamaması, sınav anında tutum ve davranışlarıyla sınavın olumsuz etkilenmesi durumundan doğrudan etkilendiği halde adayların başarılarına ilişkin hakları saklı kalmak üzere sınav iptal edilir. 15 iş günü içerisinde iptali gerçekleştiren haller düzeltilerek, sınav yeniden yapılır. Adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez.
Bir veya birden çok adaydan kaynaklanan sınava uygun olmayan tutum ve davranışlar nedeniyle oluşacak yüksek gürültü, gerginlik, şiddet olması ve bu durumun tüm adayları olumsuz etkilemesi halinde sınavın tamamı iptal edilebilir, mevcut olumsuzluklara rağmen başarılı olan adaylar kamera kaydıyla tespit edilmek suretiyle başarılı sayılırlar. Mevcut durum MYK’ya kamera görüntüleri ile bildirilir. 15 iş günü içerisinde iptali gerçekleştiren haller düzeltilerek, sınav yeniden yapılır. Adaydan ayrıca sınav ücreti talep edilmez. Sorumlu aday(lar) tekrar gerçekleştirilen sınava alınmaz.
- Kayıtların Saklanması
Sınav ve belgelendirmeye ilişkin kayıtlar belge geçerlilik süresinin bitiminden itibaren beş yıl süre ile, kamera kayıtları ise kayıt oluşma tarihinden itibaren bir yıl süre ile saklanır.
7.9 Hileli Sınav Halinde Yapılacaklar
Kurallara aykırı davranışta bulunan katılımcıların sınava devam etmelerine izin verilmez. Ancak diğer adayların etkilenmediği hallerde; diğer katılımcıların dikkatini dağıtmamak, zaman kaybetmelerine yol açmamak açısından, kural dışı davranışlarda bulunanlara uyarıda bulunulmayabilir. Kurallara aykırı davranışta bulunan katılımcıların kimlikleri ve kusurları açıkça yazılarak durum tutanak altına alınır.
7.10 Birim Birleştirme
MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarından yeterlilik birimi başarı belgesi almış olup, bu belgelerin TTK Akademi tarafından dikkate alınmasını isteyen kişiler hakkında ilgili MYK mevzuatı uyarınca işlem yapılır.