1.AMAÇ
Başvuru sahiplerinden başvuruların alınması ve değerlendirilmesine ilişkin yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.
- KAPSAM
TTK Akademi tarafından personel faaliyetleri kapsamında başvuru alınması sırasında yapılacak tüm faaliyetleri kapsar.
3.SORUMLULAR
- Personel Belgelendirme Şube Müdürü
- İdari ve Mali İşler Şefi
- Destek Personeli
- İLGİLİ DOKÜMANLAR
- 16 Sınav ve Belgelendirme Prosedürü
- 17.01 Hizmet Ücret Tarifesi Formu – Personel Belgelendirme
- KAYITLAR
- 03.01 Başvuru Formu – Personel Belgelendirme
- 37.Sınav Giriş Belgesi Formu
- 38.1 Katılım Talep Formu - Sınav
- 18 Sınava Girecek Adaylar Listesi
6.TANIMLAR
6.1. Genel
TS EN ISO/IEC 17024 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu talimat için de geçerlidir.
7.UYGULAMA
7.1 Ön Talep Değerlendirmesi
- TTK Akademi ön talep almak amacıyla web sitesinden ilanda bulunur. Sınav açılmasını isteyen kişiler TTK Akademi web sitesinden ilan edilen FR.38.1 Katılım Talep Formu - Sınav doldurup TTK Akademiye teslim ederek, sınav açılması talebinde bulunabilirler. Ön talepler İdari ve Mali İşler Şefliği personeli tarafından kayda alınarak elektronik olarak dosyalanır. Yapılacak değerlendirme sonucunda uygun bulunması halinde sınav açılır. Ön talep sahiplerine ulaşılarak başvuru formunu ve gerekli diğer dokümanları TTK Akademiye iletmeleri istenir.
7.2 Başvuruların Değerlendirilmesi
Başvuru yapmak isteyen kişiler; aşağıda belirtilen evrakları hazırlayarak TTK Akademi’ye iletirler. Belirtilen evrakları olmayan kişiler sınava alınamaz.
- Eksiksiz doldurulmuş ıslak imzalı FR.03.1 Başvuru Formu – Personel Belgelendirme
- Nüfus Cüzdanı fotokopisi
- 1 adet fotoğraf
- SZ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi (uygun şekilde doldurulmuş ve imzalanmış)
- Sınav bedelinin yatırıldığına dair banka dekontu
Başvuru sahibinin evrakları, Personel Belgelendirme Şube Müdürü veya yetkilendirdiği bir İdari ve Mali İşler Şefliği personeli tarafından incelenir ve evraklarda eksiklik bulunması halinde eksik evrak bildiriminde bulunularak evraklarını tamamlaması istenir.
Sınava giriş şartı bulunan yeterliliklerde belgelendirme programına uygun şeklide bu şart sorgulanır.
Başka bir kuruluşta sınava girerek birim başarı belgesi almış olan kişilerden, bir diğer birim sınavına TTK Akademi’ye girmek için belgelendirme başvurusu yapmaları halinde adayın başvurusu alınır. Doğrulama; diğer belgelendirme kuruluşu ile irtibata geçilerek yapılır. Belgelendirme kuruluşunun, TÜRKAK (Akreditasyon), MYK yeterlilik belgeleri elektronik ortamda doğrulanabilir.
Başvuru sahibi, başvurulan yeterlilikte Personel Belgelendirme Şube Müdürü tarafından görevlendirilmiş bir Değerlendirici tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur. Ön değerlendirme sözlü olarak aşağıdaki formlar kullanılarak yapılır;
- 68 Ön değerlendirme Formu
Aday, ön değerlendirmenin yapılmasının ardından onay için belgeler, belgelendirme karar vericiye gönderilir.
Kişilerin başvurularının ön değerlendirmesi ve sınava kabulü Belgelendirme Karar Verici tarafından onaylanır. Sınava alınacak adaylar Sınava Girecek Adaylar Listesine eklenir. Sınava girmeye hak kazanan adaylara İdari ve Mali İşler Şefliği personeli tarafından Sınav Giriş Belgesi Formu düzenlenir. Sınav Giriş Belgesi Formları adaylara isteği doğrultusunda elden, kargo veya elektronik ortam yardımı ile iletilir.
Sınava giriş şartını sağlamayan adayların belgeleri dosyalanarak arşivlenir. Ücret tarifesinde sınava giriş şartıyla ilgili olarak varsa belirlenen ön değerlendirme ücreti mahsup edilerek kalan tutar kişilere iade edilir.
Başvuru sahibine başvurduğu programla ilgili dokümanlar verilebilir.
Başvuru Formu ve başvuru ile ilgili evraklar sınav sonrasında sınav ile ilgili diğer kayıtlarla birlikte İdari ve Mali İşler Şefliği personeli tarafından kişinin dosyasında saklanır.